엑셀 함수, 어렵게만 느껴진다면 이 한 가지부터 바꿔보세요
엑셀 함수, 보면 볼수록 어렵게만 느껴지시나요? 숫자가 뒤섞인 복잡한 기호들을 보면 괜히 머리가 지끈거리고, '이걸 내가 언제 다 외우고 쓰나' 싶으셨을지도 모르겠습니다. 특히 디지털 기기나 IT 서비스가 아직은 좀 낯선 분들이라면, 엑셀 화면에 뜬 함수 이름만 봐도 '이게 뭔지는 알겠는데 어떻게 쓰는지 모르겠어요'라는 말이 절로 나오실 겁니다.
저도 처음엔 그랬으니까요. 하지만 이 엑셀 함수, 생각보다 훨씬 친해지기 쉬운 친구랍니다. 오늘, 딱 한 가지만 바꿔보면 엑셀 함수와의 거리가 확 좁혀질 거예요.
많은 분들이 엑셀 함수를 배울 때, 마치 국어 단어를 외우듯 함수 이름과 그 쓰임을 줄줄 외우려고 하십니다. SUM, AVERAGE, IF, VLOOKUP... 이름만 들어도 벌써 숨 막히죠.
하지만 엑셀 함수는 단순히 암기해서 되는 것이 아닙니다. 이 함수들이 '왜' 존재하고, '어떤 문제'를 해결해주기 위해 나왔는지를 이해하는 것이 훨씬 중요합니다. 마치 요리 레시피를 볼 때, 왜 이 재료를 넣고 이 순서대로 조리해야 하는지 이해하면 응용이 쉬워지는 것처럼 말이죠.
오늘 제가 제안하는 '딱 한 가지'는 바로 이 '이해'의 문을 여는 열쇠입니다.
엑셀 함수, '기능' 대신 '목적'으로 이해하기
우리가 엑셀 함수를 어려워하는 가장 큰 이유는 아마도 '기능'에만 집중하기 때문일 겁니다. SUM은 '더하는 함수', AVERAGE는 '평균을 구하는 함수'라고 기계적으로 외우는 거죠. 물론 틀린 말은 아니지만, 이것만으로는 부족합니다.
정작 우리가 엑셀을 쓰는 이유는 '더하기'나 '평균 구하기' 그 자체가 아니라, 데이터를 분석해서 의미 있는 정보를 얻거나, 업무를 효율적으로 처리하기 위해서거든요.
예를 들어, SUM 함수를 떠올려봅시다. 단순한 '더하기' 기능 외에, SUM 함수는 '특정 기간 동안의 총 매출액 계산', '전체 재고 수량 파악', '프로젝트별 총 예산 합산' 등 다양한 '목적'을 달성하는 데 사용됩니다. VLOOKUP 함수 역시 '찾는 함수'라는 기능만으로는 와닿지 않죠.
하지만 '다른 시트에 있는 고객 정보를 현재 판매 기록에 자동으로 연결하고 싶을 때', '직원 번호로 해당 직원의 부서 정보를 불러오고 싶을 때'와 같이 구체적인 '목적'을 생각하면 VLOOKUP이 얼마나 유용한 도구인지 실감하게 됩니다. 우리가 엑셀 함수를 배울 때, '이 함수는 뭘 하는 건가? ' 대신 '내가 지금 하려는 이 일을, 이 함수로 어떻게 해결할 수 있을까?
'라고 질문을 바꿔야 합니다.
엑셀 함수를 외우려 하지 마세요. 대신 '이 함수가 나의 어떤 문제를 해결해 줄 수 있을까? '라는 '목적' 관점에서 접근하면 훨씬 쉽게 이해하고 활용할 수 있습니다.
마치 AI 도구를 사용할 때, '이 AI는 무슨 기능을 한다'가 아니라 '이 AI로 내가 뭘 할 수 있을까? '를 고민하는 것과 같습니다. 챗GPT 활용도 마찬가지입니다.
제가 직접 엑셀 함수를 익힐 때, 가장 큰 벽이라고 느꼈던 부분이 바로 이 '목적'을 간과하고 '기능'만 쫓았던 때였습니다. 그때 깨달았죠. 이 함수는 그냥 존재하는 게 아니라, 우리의 특정 업무나 궁금증을 해결해주기 위해 태어난 '도구'라는 것을요.
'AI 활용'처럼, 엑셀 함수도 '질문'으로 시작하세요
최근 AI 도구들이 정말 핫하잖아요. 챗GPT 같은 친구들에게 '이런 데이터를 분석해줘' 혹은 '이런 글을 써줘'라고 질문하듯, 엑셀 함수도 그렇게 다가가면 훨씬 수월합니다. 혹시 이런 경험 있으세요?
'데이터를 정리하다 보니 특정 조건에 맞는 것들만 따로 뽑아내고 싶은데… 이걸 엑셀로 어떻게 하지? ' 이럴 때, '조건에 맞는 것'이라는 '목적'을 명확히 하고, '엑셀에서 조건을 걸러내는 함수가 뭐지? '라고 질문을 던지는 거죠.
그러면 IF, FILTER 같은 함수들이 떠오르거나 검색을 통해 쉽게 찾을 수 있습니다.
제가 솔직히 인정하는 부분은, 처음에는 저도 '이런 질문을 어떻게 해야 할지 몰라서' 헤맸다는 겁니다. 하지만 몇 번 반복하다 보니, '내가 지금 뭘 하고 싶어서 엑셀을 켜는가'에 집중하는 습관이 생겼습니다. 예를 들어, '지난달 판매 실적을 보고서로 만들어야 하는데, 매장별로 순위를 매기고 싶다'라는 생각이 들었다면, 여기서 핵심은 '매장별 순위'입니다.
그러면 '엑셀 매장별 순위 함수' 또는 '엑셀 순위 매기기'와 같이 검색하면 RANK. EQ 같은 함수를 찾게 되고, 이 함수가 어떻게 쓰이는지 자연스럽게 배우게 되는 거죠.
함수의 정확한 문법이나 인수가 헷갈릴 때는, 엑셀에서 함수를 입력할 때 나타나는 도움말이나 마이크로소프트 공식 문서를 참고하는 것이 좋습니다. 처음에는 어렵게 느껴질 수 있지만, '내가 지금 이 정보를 왜 찾고 있는지'를 염두에 두고 보면 훨씬 쉽게 이해할 수 있습니다.
이런 식으로 '목표'를 설정하고, 그 목표를 달성하기 위한 '질문'을 던지는 방식은 엑셀뿐만 아니라 스마트폰 설정이나 새로운 앱을 배울 때도 유용합니다. '이 앱으로 사진 편집을 하고 싶은데, 어떻게 하면 더 멋지게 만들 수 있을까?' 하고 질문하는 거죠.
실제로 써보며 '나만의 팁' 만들기
많은 분들이 엑셀 함수를 '읽기'만 하고 '쓰기'는 망설입니다. '혹시 틀리면 어쩌지? ', '데이터를 망가뜨리면 어쩌지?' 하는 걱정 때문이죠. 하지만 가장 좋은 학습 방법은 역시 직접 해보는 것입니다. 처음에는 쉬운 데이터로, 혹은 복사해온 데이터로 연습해보세요.
틀려도 괜찮습니다. 실수하면서 배우는 것이 가장 확실한 방법입니다.
제가 실제로 겪어보니 달랐던 점은, 한번 '성공적으로' 함수를 써서 원하는 결과를 얻었을 때의 그 짜릿함이었습니다. '아, 내가 이걸 해냈구나! ' 하는 성취감은 다음 함수에 도전하게 만드는 강력한 동기가 되죠.
저 같은 경우, 처음에는 간단한 SUM 함수로 용돈 기입장을 정리하는 것부터 시작했습니다. '이달 총 지출액'을 자동으로 계산해주는 SUM 함수 하나로도 신세계를 경험했죠. 그 후로 '총 지출액'에서 '생활비', '용돈', '교통비' 등 항목별로 나누어 보고 싶다는 '목표'가 생겼고, 이를 위해 SUMIF 함수를 익히게 되었습니다.
새로운 엑셀 함수를 접할 때는, 해당 함수가 어떤 '상황'에서 유용하게 쓰이는지 예시를 먼저 찾아보는 것이 좋습니다. 예를 들어 COUNTIF 함수를 배운다면, '학생들의 시험 점수 중 80점 이상인 학생 수 세기', '특정 부서에 속한 직원 수 파악하기'와 같은 실제 사례를 보면 함수의 필요성을 바로 느낄 수 있습니다.
이런 식으로 '작은 성공 경험'을 쌓아가는 것이 중요합니다. 처음부터 너무 어렵고 복잡한 함수에 도전하기보다는, 지금 당장 필요하거나 흥미를 느끼는 함수부터 하나씩 정복해나가세요. 마치 스마트폰으로 처음 사진을 찍고, 몇 장 찍다 보니 '더 예쁘게 찍고 싶다'는 생각이 들어 설정을 만져보는 것처럼 말이죠.
- 나만의 '만능 함수' 리스트 만들기자주 사용하는 함수나, 업무에 꼭 필요한 함수들을 따로 정리해두세요. 처음에는 5~6개 정도로 시작해서, 익숙해지면 조금씩 늘려가는 것이 좋습니다. 이 리스트는 마치 스마트폰의 즐겨찾기 앱처럼, 언제든 여러분의 엑셀 작업을 도와줄 든든한 지원군이 될 것입니다.
- '왜?'라고 질문하기함수를 사용할 때 '이 함수가 왜 이렇게 작동하는 걸까? '라고 스스로에게 질문해보세요. 함수의 구조나 각 인수가 어떤 역할을 하는지 이해하는 데 도움이 됩니다.마치 챗GPT에게 '이런 답변을 한 이유가 뭐야? '라고 묻는 것처럼요.
엑셀 함수, 더 이상 두렵지 않아요
사실 엑셀 함수라는 것이 처음에는 낯설고 어렵게 느껴질 수 있습니다. 하지만 오늘 제가 말씀드린 '목적 기반의 이해'와 '질문을 통한 접근'이라는 두 가지 포인트만 기억하신다면, 엑셀 함수는 더 이상 넘기 힘든 산이 아닐 겁니다. 오히려 여러분의 업무 효율을 극대화하고, 데이터 속에서 숨겨진 의미를 찾아내는 든든한 조력자가 되어줄 것입니다.
엑셀 함수를 어렵게 느끼는 이유는 '기능' 위주로만 접근하기 때문입니다. '이 함수로 나의 어떤 문제를 해결할 수 있을까? '라는 '목적' 관점에서 접근하고, '내가 지금 하려는 일을 어떻게 해결할까?
'라고 질문하는 습관을 들이세요. 또한, 직접 데이터를 다뤄보며 작은 성공 경험을 쌓는 것이 중요합니다. AI 활용처럼, 엑셀 함수도 질문하고 탐색하며 배우는 것이 효과적입니다.
이제 엑셀을 켜는 것이 조금은 덜 부담스러우신가요? 혹시 오늘 제가 드린 이야기 중에서 '이 부분은 나도 그랬는데! ' 하고 공감되는 부분이 있으셨는지요?
앞으로 엑셀 함수와 더 즐겁게, 그리고 자신 있게 친해지시기를 응원하겠습니다. 혹시 엑셀 함수 관련해서 또 궁금한 점이 있다면 언제든지 '디지털생활연구소'를 찾아주세요!